17 semplici modi per migliorare le tue riunioni

Sommario

  1. Prima dell'incontro
    1. Valutare il motivo dell'incontro.
    2. Considera tutto ciò che devi portare con te.
    3. Fai conoscere a tutti l'ordine del giorno.
    4. Invita le persone che hanno bisogno di essere lì.
    5. Attenersi alla regola delle due pizze.
    6. Rifletti sulla pianificazione fisica dell'incontro.
    7. Considera la tua presentazione.
    8. Bonus: scegli gli strumenti per riunioni online giusti.
  2. Durante la riunione
    1. Incoraggia tutti a contribuire:
    2. Fai uno scherzo o due.
    3. Sii consapevole del tuo linguaggio del corpo.
    4. Sii breve.
    5. Sii delicato.
    6. Evita di lamentarti.
    7. Rimani concentrato e impegnato and
  3. Dopo l'incontro
    1. Condividi i verbali.
    2. Chiedi un feedback.
    3. Pianifica per il futuro.

Hai paura degli incontri? Potresti commettere uno dei 7 principali errori di riunione. Non preoccuparti! Esaminerò ciascuno dei 7 errori di riunione e ti darò 7 semplici soluzioni per riunioni.

Gli uomini d'affari hanno molte riunioni. Così tanti, infatti, che quando finisci di leggere questa frase 8.000 incontri avrà iniziato negli Stati Uniti. Per molti di noi, l'idea di frequentare (o peggio, ospitando ) basta un incontro per incutere timore nei nostri cuori. Per altri, sono solo una noia che succhia il tempo. In effetti, un sondaggio tra i lavoratori statunitensi ha citato 'troppi incontri' come il il più grande spreco del loro tempo .

Le riunioni fatte male possono essere noiose, lunghe e incredibilmente improduttive, il che non è solo frustrante per tutti i soggetti coinvolti, ma è estremamente costoso per un'azienda.



Le riunioni improduttive sprecano più di 37 miliardi di dollari all'anno solo negli Stati Uniti.

Questo grafico elenca i tipi di riunione più comuni, inclusa la riunione del personale (47%), la task force (22%) e la condivisione delle informazioni (21%)

E ci sono così tanti diversi tipi di incontri! Dalle riunioni del personale alle task force, dal brainstorming alle riunioni cerimoniali: devi sapere come organizzare una riunione migliore.



Dobbiamo migliorare il modo in cui facciamo le riunioni. Ciò significa creare un piano d'azione dell'incontro.

È finalmente giunto il momento di dire addio a incontri terribili e inaugurare un nuovo modo di fare le cose!

Questo è il motivo per cui ho messo insieme Incontri 101.

Prima dell'incontro

Valutare il motivo dell'incontro.

Le riunioni dovrebbero essere incentrate sulla presa di decisioni importanti e implicare la risoluzione di problemi o discussioni approfondite. Troppo spesso le riunioni vengono utilizzate per condividere informazioni di routine con un team. Pensa a te stesso, puoi comunicare efficacemente queste informazioni in un'e-mail? Se sì, fallo. Lo farà risparmia tempo, e il tuo team ti ringrazierà per questo.

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Considera tutto ciò che devi portare con te.

Non presentarti a una riunione a mani vuote, soprattutto se stai ospitando la riunione. Per lo meno, avrai bisogno dei tuoi appunti su ciò che vuoi discutere e ottenere. Ma hai anche bisogno di carta e penna in modo da poter annotare qualsiasi cosa importante.

Vale anche la pena considerare se hai bisogno di documentazione con te da condividere con i partecipanti, come ad esempio:

  • Dati e statistiche
  • Grafici e report
  • Piani di vendita
  • Piani di produzione
  • Verbali delle riunioni precedenti

Tutto questo varierà da un settore all'altro, e anche da un'azienda all'altra, o da una squadra all'altra, ma ne ottieni l'essenza generale.

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Fai conoscere a tutti l'ordine del giorno.

Se decidi di tenere la riunione, dovrai comunque inviare un'e-mail con il obiettivi che ti sei prefissato . Far sapere a tutti i partecipanti esattamente cosa vuoi raggiungere e parlare aiuterà tutti a rimanere concentrati sulle questioni a portata di mano.

Solo il 37% circa delle riunioni negli Stati Uniti utilizza le agende, nonostante aumentino notevolmente la produttività.

Inoltre, a studio pionieristico nel campo della psicologia suggerisce che le agende dovrebbero essere discusse all'inizio e le aree importanti trattate per prime per mantenere tutto super concentrato.

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Invita le persone che hanno bisogno di essere lì.

È una perdita di tempo e di potere delle persone portare alla riunione persone che non hanno bisogno di essere presenti. Tenere conto chi trarrà vantaggio dall'incontro , e chi sono gli esperti che bisogno essere lì e invitare i partecipanti in base a questo.

Alcuni studi suggeriscono che fino al 71% dei senior manager considera le riunioni improduttive e inefficienti e invitare le persone sbagliate può essere una delle ragioni principali di ciò.

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Attenersi alla regola delle due pizze.

Il CEO di Amazon Jeff Bezos ha iniziato questo come un'idea. Lo ha applicato ai team in generale, sebbene possa funzionare anche per le riunioni.

Se servono più di due pizze per sfamare tutti, ci sono troppe persone.

Hai sentito la frase troppi chef rovinano il brodo? È vero. Studi hanno dimostrato che per ogni persona con più di sette membri in un gruppo, l'efficacia del processo decisionale si riduce di circa il 10 percento. Eeeek!!! Inoltre, più grande è il gruppo, più si verificano comportamenti controproducenti e aggressioni interpersonali.

Le ragioni di ciò sono abbastanza chiare: più persone, più è necessaria la discussione, più si verificano disaccordi e più aumentano le tensioni.

Se è una regola abbastanza buona per Jeff Bezos, è una regola abbastanza buona per noi.

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Rifletti sulla pianificazione fisica dell'incontro.

La ricerca ha dimostrato che progettare la riunione tenendo conto del livello di rumore, dell'illuminazione e dei rinfreschi può migliorare la percezione della qualità della riunione. Chi vuole un incontro a pranzo senza cibo? O una riunione di prima mattina senza caffè alla spina?

Mettere a proprio agio i partecipanti significherà che saranno più propensi a prestare attenzione e a partecipare, e sarà un'esperienza più confortevole per tutti.

In particolare, l'aggiunta di rinfreschi può contribuire a rendere la riunione un'occasione sociale piacevole, piuttosto che un'attività a cui tutti devono sforzarsi di partecipare. Questo può renderlo una grande opportunità per il team building e rete invece.

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Considera la tua presentazione.

Utilizzerai una presentazione al computer durante la riunione? O forse utilizzerai semplicemente una lavagna a fogli mobili o una lavagna?

Ne abbiamo già coperti alcuni grandi idee che miglioreranno radicalmente la tua presentazione . Ma la versione del punto elenco è assicurarsi che sia concisa, è progettata in modo semplice, non è eccessivamente prolissa ed è consegnato con fiducia .

Anche, le persone assorbono le informazioni molto più facilmente se presentate visivamente . Ciò significa che l'uso di immagini, diagrammi, grafici, ecc., aiuta a trasmettere il tuo punto di vista. Non esagerare, però, quanto basta ogni immagine presenta chiaramente il tuo punto.

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Bonus: scegli gli strumenti per riunioni online giusti.

Può essere difficile trasmettere il tuo messaggio se sei online. Se stai lottando per ottenere lo stesso al tuo pubblico dalle riunioni fisiche, potresti dover prendere in considerazione gli strumenti di riunione per aggiungere quell'extra grinta.

Ecco un elenco di strumenti che puoi prendere in considerazione, per gentile concessione di Caccia al prodotto :

  • Vota l'incontro aiuta con la pianificazione e la raccolta di feedback dopo ogni riunione
  • Hugo trasforma il tuo calendario in uno strumento collaborativo per prendere appunti
  • Navigatore crea uno spazio di lavoro collaborativo per ogni riunione
  • jottie porta appunti, elenchi di cose da fare e prendere decisioni alle riunioni
  • Tooqan raccoglie feedback onesti dopo la riunione dai partecipanti
  • Telaio uccide l'incontro
  • Acqua è un'alternativa a Loom che registra lo schermo e la webcam fianco a fianco
  • Gamma visualizza in modo asincrono lo standup quotidiano della tua squadra in Slack
  • incontrobird significa che puoi evitare avanti e indietro quando pianifichi una riunione
  • E quando sei bloccato in una riunione dolorosa, usa Richiama per simulare una chiamata di emergenza.

Pensa agli strumenti come a degli aiutanti: assicurati che la tua riunione sia solida e non solo lanugine prima di aggiungere strumenti. Ricorda: un buon strumento non può salvare una brutta riunione.

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Durante la riunione

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Incoraggia tutti a contribuire:

Una meta-analisi di 200 studi sulla psicologia degli incontri suggerisce che i performer di alto livello utilizzino le riunioni come un modo per fissare obiettivi, ottenere feedback dal team e aiutare le persone a comprendere i problemi sul lavoro.

È fondamentale che tutto il tuo team contribuisca alla discussione e alla pianificazione.

Potresti perdere informazioni cruciali su una situazione in via di sviluppo, o perdere alcune informazioni preziose, se metà della tua squadra è seduta in silenzio dietro la scrivania piuttosto che esprimere le proprie opinioni.

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Fai uno scherzo o due.

Proprio come ogni altro aspetto della vita, la risata può rendere le esperienze più positive. L'uso dell'umorismo nelle riunioni può incoraggiare una maggiore partecipazione da parte del team e migliorare le capacità creative di risoluzione dei problemi.

Non sorprende che se le persone si stanno godendo la riunione, è più probabile che abbia un effetto positivo sulla squadra in generale.

Se sei preoccupato di non essere abbastanza divertente, dai un'occhiata al nostro articolo su come essere divertente per alcuni suggerimenti e trucchi.

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Sii consapevole del tuo linguaggio del corpo.

Questo è particolarmente importante se stai presentando la riunione, ma anche se sei un partecipante. Un linguaggio del corpo aperto e coinvolto ti aiuterà a sembrare (e sentirti!) più coinvolto e faciliterà gli altri a reagire positivamente alle tue parole.

Alcune cose da considerare includono:

  • La posizione delle tue braccia - al tuo fianco è meno minacciosa, mentre incrociare le braccia può dare un senso di distanza / chiusura.
  • Contatto visivo: prenditi del tempo per assicurarti di aver stabilito un contatto visivo con ogni membro del gruppo, in modo che tutti si sentano più coinvolti in ciò che stai dicendo.
  • La tua voce - non troppo alta da sembrare prepotente, e non troppo bassa da sembrare che ti manca la fiducia. È un attento equilibrio, ma vedrai un miglioramento nelle tue riunioni se riesci a sembrare sia sicuro che accessibile.

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Sii breve.

Il incontro medio dura da 30 minuti a un'ora, ma la nostra capacità di attenzione è più vicina a da dieci a quindici minuti . Non solo è più piacevole per tutti se le riunioni sono più brevi, ma troviamo più difficile assorbire le informazioni se siamo sopraffatti.

Nove persone su 10 sognare ad occhi aperti durante le riunioni.

E, peggio ancora, 73 percento delle persone in una riunione stanno lavorando su altre cose!

L'intero scopo di un incontro è perso se le persone non ne trarranno valore. E potresti anche letteralmente bruciare denaro (e tempo!). Guardare fuori dalla finestra e pensare a quali oggetti avresti bisogno per sopravvivere a un'apocalisse di zombi potrebbe essere divertente, ma certamente non è produttivo.

Tuttavia, questo può essere evitato (sognando ad occhi aperti, non l'apocalisse degli zombi) mantenendo tutto breve, semplice e dritto al punto. Ciò significa che tutti possono tornare alle proprie scrivanie e hanno maggiori probabilità di aver assorbito i punti chiave della riunione.

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Sii delicato.

Questo è il momento di tirare fuori il meglio di te abilità delle persone . Le riunioni spesso riguardano la gestione di situazioni difficili: forse negoziando una vendita con un cliente impegnativo, la gestione di conflitti tra due dipendenti o addirittura il licenziamento di qualcuno.

Dovrai affrontare queste situazioni con cura e tatto.

Puoi farlo tirando fuori le tue migliori capacità di gestione delle persone, come la tua persuasione tecniche e abilità carismatiche e pensando attentamente alla situazione mentre procedi durante l'incontro.

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Evita di lamentarti.

Questo non significa solo tu non dovrebbe lamentarsi, ma anche reindirizzare membri del team che si lamentano. Una volta che inizi a lamentarti, crei un'atmosfera di disperazione. Quindi, i manager dovrebbero essere pronti a spostare la conversazione lontano da questo.

Ascoltare regolarmente le lamentele è legato a depressione e ansia , in particolare in un luogo di lavoro in cui ci si aspetta che tu trattenga le emozioni e ti impedisca di esplodere. Invece, incoraggia i dipendenti a esprimere le loro preoccupazioni in un modo più produttivo, ad esempio un'e-mail dopo la riunione come parte del processo di feedback.

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Rimani concentrato e impegnato and

Ricordi quell'ordine del giorno che hai scritto prima della riunione? Attenersi ad essa. Potresti averne una copia stampata e sdraiata sulla scrivania se ritieni che possa aiutarti a rimanere in pista. Questo è il modo migliore per assicurarti che l'incontro sia efficace e persegue il suo scopo , e si assicura che restiate tutti motivata .

I manager dovrebbero prepararsi a identificare quando la conversazione diventa sfocata e reindirizzarla quando necessario (un'abilità che potresti aver incontrato durante formazione alla leadership ).

Lo sappiamo, a volte è più facile a dirsi che a farsi. Ma il coinvolgimento dei partecipanti ha un effetto diretto sull'efficacia delle riunioni, secondo ricerca scientifica nel campo. (Ti impedirà anche di diventare uno dei il 39% delle persone frequentanti che si addormentano durante le riunioni).

Come partecipante, puoi rimanere concentrato ponendo domande quando vuoi capire qualcosa di più, scrivendo note o disegnando diagrammi. Sperimenta cose diverse e scopri cosa funziona per te.

Come ospite di una riunione, può essere un po' più difficile mantenere tutti coinvolti. Ma le tue migliori possibilità sono se apri l'incontro con energia, passione e positività. Quindi è più probabile che le persone seguano l'esempio.

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Dopo l'incontro

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Condividi i verbali.

Registrare i verbali della riunione e quindi inviarli ai partecipanti è un ottimo modo per registrare quali decisioni sono state prese, a chi sono stati assegnati ruoli e responsabilità e il piano d'azione per il futuro.

Qual è lo scopo di un incontro perfettamente efficiente se nessuno ricorda effettivamente ciò che è stato detto?

Quando scrivi i verbali (o un membro designato del team, se preferisci delegare questo compito) è importante includere:

  • I nomi di tutti i partecipanti presenti
  • Un breve riassunto dell'agenda
  • Ogni azione/compito
  • Tutte le scadenze/scadenze di cui sopra
  • I punti principali discussi
  • Qualsiasi decisione presa
  • Documenti utilizzati, comprese immagini, file allegati

Non solo riflettere sui verbali aiuta tutti a ricordare i punti importanti della riunione, ma puoi anche inviarli ad altre persone che potrebbero trarre vantaggio dalle informazioni.

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Chiedi un feedback.

Questo è importante. Chiedi alle persone come si sono sentite riguardo all'incontro. E poi mettere in pratica ciò che le persone hanno detto.

Le persone lo trovavano coinvolgente? Perspicace? Avrebbero preferito che fosse stato più corto?

Potresti anche dover accettare che il problema sei tu (scusa). Le persone di solito non sono molto brave a identificare i propri difetti e debolezze, e l'autocritica della loro capacità di tenere riunioni produttive non fa eccezione.

In un Sondaggio Verizon 1998 , il settantanove percento dei dirigenti aziendali ha riferito che le riunioni che hanno ospitato sono state 'estremamente' o 'molto' produttive. Anche se solo il cinquantasei percento di quei manager ha riferito di dire lo stesso delle riunioni ospitate da altri.

Indipendentemente dal feedback, positivo o negativo che sia, usa le informazioni che il team ti dice sull'incontro . Inoltre, ricordalo quando stai pianificando discussioni di gruppo future.

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Pianifica per il futuro.

Dopo l'incontro è il momento migliore per iniziare a pensare a come seguire i risultati della discussione e costruire sui progressi.

Puoi farlo creando un piano di follow-up per la riunione di lavoro seguendo questi passaggi:

  • Specificare l'attività.
  • Nominare la persona designata per completare l'attività.
  • Determinare il termine per il completamento.
  • Determina cosa costituisce il completamento.

Dopo aver deciso questo e averlo inserito in un documento, è importante ricordare di divulgare queste informazioni a tutti coloro che sono coinvolti in quel compito e ai responsabili della sua esecuzione.

Ora che hai imparato tutti questi suggerimenti e trucchi, è il momento di metterli in pratica. La prossima volta tu ritrovarti in una riunione , prendili in considerazione e scopri quanto velocemente puoi rendere queste esperienze di squadra più positive per te, il tuo team e l'azienda.